我们是如何通过批量群发邮件在 3 个月内找到 87 个有效外贸买家的

三个月、87 个有效买家——这不是一次幸运的爆发，而是把批量群发邮件这件事做成一套可复用流程的结果。这套方法我们随后用于多个市场项目，都取得了稳定效果。

下面我完整拆解整个过程，内容非常适合外贸团队直接复用。

一、先定义：什么是“有效外贸买家”

为了避免数据膨胀，我们对“有效外贸买家”的定义非常严格：

明确回复邮件

愿意继续沟通（询价、索样、确认 MOQ）

已进入业务跟进/报价流程

换句话说，不是简单的“打开邮件”或“点一下链接”，而是真正在逐步靠近成交的客户。

二、为什么这套方法有效？

过去我们也试过“海量群发”，但回复率极低。后来我们把批量群发邮件拆成五个模块：

名单（质量优先）

发信信誉（域名与发送策略）

内容个性化

分组与跟进节奏

数据反馈与优化

与此同时，我们引入了 Geeksend 作为批量发送邮件的平台，用它来负责：

分批发送（控制发件节奏）

自动跟进

打开/点击/回复数据监测

根据 IP 池与发件信誉自动优化送达率

这样业务团队不再纠结“Excel + 手动发送”的繁琐工作，而是把精力放在真正重要的：文案、客户洞察、询盘转化。

三、可直接复用的实操步骤（SOP）

1）精准名单 > 大量名单

我们从 4 个渠道整理名单：

展会名录

B2B 平台导出

CRM 老客户库

行业企业数据库

然后进行：

去重

邮箱有效性检测

删除无效、高风险或个人邮箱

按国家/行业标签化

最终确认的名单只有最初的 60% 左右，但 质量明显提高。

2）发件域名 + 信誉维护（非常关键）

我们配置了独立域名，并在 Geeksend 里统一设置：

SPF

DKIM

DMARC

退订链接

发件人名称

发送频率控制

随后用“预热模式”逐步增加发送量，从每天几十封到数百封，避免被判为垃圾邮件。

3）三段式开发信写法（提高回复率）

每一封批量群发邮件都遵循一个简单但有效的框架：

① 第一段：一句与对方行业相关的观察或痛点
例：他们最近采购趋势、市场变化、成本需求等。

② 第二段：我们能提供的具体价值（不超过 3 行）
重点讲“能帮对方解决什么”，而不是长篇介绍自己。

③ 第三段：一个轻量的下一步请求（CTA）
例如：

能否发送一次报价？

是否愿意确认样品？

是否能告诉我你当前需求规格？

Geeksend 给我们带来一个优势：
变量自动插入（联系人名、公司名、国家、产品类型），实现批量发送但不显得模板化。

4）分组与跟进节奏（被忽视但效果巨大）

我们把名单按以下方式拆分：

行业（五金、机械、家居等）

国家（欧美、中东、东南亚）

公司规模（小B / 中B / 大B）

每组对应不同的邮件主题、不同的案例、不同的 CTA。

跟进节奏这样设置：

Geeksend 的自动跟进帮我们省下大量人工操作，把回复集中交给业务处理。

5）数据驱动优化（持续提高询盘数）

Geeksend 提供的打开率、点击率、回复数据让我们能快速 A/B 测试：

主题行（长短、提痛点、提产品）

邮件长度（短文案 vs. 中等长度）

CTA 的不同（索样 vs. 索需求 vs. 约通话）

产品照片有无

发送时间（当地上午 vs. 当地下午）

其中最显著的优化是：

主题行缩短 30% → 打开率提升 18%

CTA 做成一个轻量问题 → 回复率提升 0.7%

国家分组之后 → 对欧美市场的转化提升明显

四、结果：三个月内获得 87 个有效买家

最终数据如下：

发送量：约 6,500 封

整体打开率：28% 左右

回复率：3.2%

进入实质沟通的有效买家：87 家

这些买家后来进入了：

询价流程

MOQ 沟通

看样阶段

甚至部分直接进入下单洽谈

这里面 40% 以上的询盘来自第二封或第三封跟进，也就是说：

没有“智能跟进”，效果会直接砍掉一半。

Geeksend 的自动化跟进，是我们能做到持续转化的关键因素之一。

五、做批量群发邮件最常见的误区（我们踩过的坑）

❌ 1）只追求量，不做名单分组

结果就是：没人回。

❌ 2）发件域名没预热就放量

当时整个域名差点被封杀。

❌ 3）邮件太长、太“介绍自己”

国外买家没时间看长篇介绍。

❌ 4）没有跟进节奏

大量潜在买家其实在第二封才会回。

❌ 5）Excel + 手动发太累，无法做数据分析

用了 Geeksend 后我们才真正做到可量化、可优化。

六、总结：87 个买家不是“发得多”发出来的

这三个月最重要的经验就是：

批量群发邮件不是“量”，而是“系统化”。

它由五件事共同决定：

好名单

好发件信誉

好内容

好跟进节奏

好工具（我们用的是 Geeksend）

如果你把这五件事都做到 70 分以上，你不可能拿不到结果。

这套流程我们已经复制到多个产品线，并且持续带来询盘、样品、报价需求。